Descripció:
La factura electrònica és un document informàtic que substitueix a la factura en paper i té un valor legal idèntic. Es composa del document amb les dades de la factura en format digital (per exemple PDF o XML) juntament amb la signatura electrònica. Podem enviar-la per correu electrònic i integrar-la amb el programa de gestió.

El procés de factura electrònica consta de dos moments diferenciats que corresponen a dos interlocutors del procés: el proveïdor (emissor) i el client (receptor). Durant l’emissió, el proveïdor ha de comptar amb la conformitat del client, transmet telemàticament la factura i conserva una copia o matriu. Per la seva banda, el client rep la factura en format electrònic i la conserva en el seu suport informàtic per la seva consulta o impressió en el cas que sigui necessari.

Necessitats que resol la tecnologia:

  • Estalvi de temps i espai de manipulació
  • Estalvi de costos d’emissió i recepció (correu postal, paper, etc..)
  • Optimització de la gestió administrativa
  • Proporciona integritat i  autenticitat (protecció del emissor i contingut)
  • Permet la no-repudiació

Possibles barreres:
Amb l’ajut d’un assessor o gestor que conegui l’empresa, cal veure quines implicacions legals té aquest canvi i quins requeriments i normatives estan subjectes a la factura electrònica. Tot seguit caldrà reorganitzar les aplicacions administratives per tal d’incorporar aquest tipus de document i enviar-lo al clients. Per realitzar aquestes tasques podem comptar amb l’ajut de l’administració i de empreses proveïdores del servei. 

Aspectes clau per implantar la tecnologia:
Tant si funcionem com a emissor o receptor de factures electròniques, cal comptar amb equipament informàtic i connexió a Internet per enviar i rebre. La autenticitat de origen i la integritat del contingut de les factures es valida mitjançant la signatura electrònica avançada. Aquesta signatura es composa de un certificat digital de identificació en vigor, emès per una entitat certificadora i admès per la Agencia Tributària.

A banda, tot i que ne es necessari que l’emissor mantingui copia de les factures, haurà de ser capaç de reconstruir-la amb la informació emmagatzemada al seu sistema informàtic.

Per la banda del receptor s’haurà de comptar amb la infraestructura necessària per tal de verificar la signatura electrònica, emmagatzemar-la al seu sistema i conservar-la en el seu format original.


Enllaços d’interès:

- Informació general del Ministeri de Economia
- Autoridad de Certificación
- Agencia Catalana de Certificació
- Plataforma Serveis de Certificació Digital