Descripció:

Els gestors documentals permeten organitzar els documents de la empresa en format digital, eliminar el paper i facilitar l’intercanvi d’informació.  Es tracta d’un terme molt ampli que cobreix aplicacions molt diverses com poden ser:

  • Repositori documental com a lloc centralitzat on emmagatzemar i mantenir informació digital.
  • Gestió dels fluxos de treball o workflows ajustats a les necessitats de diversos processos de negoci com poden ser la notificació, validació, etc.
  • Control de versions, històric de documents, normatives, etc..
  • Gestió de continguts publicables a la web

Necessitats que resol la tecnologia:

  • Augment de la productivitat generat per la rapidesa d’accés a la informació dins de la organització i la seva posterior distribució sense necessitat de trasllat físic. Al estar els documents indexats, la cerca és molt mes ràpida i efectiva. Si l’aplicació suporta accés remot via navegador web, evitem desplaçaments al disposar de els documents des de qualsevol punt, tot fomentant la col·laboració i la innovació.
  • La integració amb el sistema informàtic de l’empresa aporta un flux de treball òptim per tots els documents. Així, és possible unificar el sistema de gestió documental amb el sistema de autenticació d’usuaris de forma que automàticament es té control sobre quina informació veurà cada usuari quan entri al sistema; amb els servidors de correu electrònic per tal d’oferir notificacions als usuaris en funció de alertes, canvis en documents, etc.; amb les eines ofimàtiques, de forma que un usuari pugui accedir i publicar documents al portal directament; etc.
  • Permet un us racional dels recursos: La gestió documental facilita que es pugui compartir la informació i s’aprofiti de manera mes eficient. Com a conseqüència reduïm dràsticament situacions com la duplicitat de documents arxivats, fotocòpies innecessàries, etc..
  • Estalvi de costos de manipulació, material d’oficina, desplaçaments i trucades telefòniques relacionades amb la gestió de documentació.

Possibles barreres:

Es important consultar amb un assessor legal la validesa jurídica dels documents que emmagatzemem en el nostre sistema. Si s’escau caldrà aplicar les tècniques necessàries per garantir la integritat i autenticitat dels documents.

Una possible barrera també pot ser la dificultat de la integració amb el programari actual. Cal identificar adequadament les necessitats o requeriments funcionals del nou sistema i recollir les necessitats de tota l’empresa per el que fa a gestió documental.

Aspectes clau per implantar la tecnologia:

Per tal de digitalitzar els documents calen escàners i dispositius de digitalització, tot i que es pot externalitzar aquesta tasca.

El maquinari inclourà el servidor on resideix l’aplicació i l’espai de disc vindrà determinat en funció del nombre de documents i la previsió de creixement.

Caldrà disposar també de un sistema de connexió per xarxa per compartir la informació, tant pot ser la xarxa local com internet o una VPN.