Descripció:

Amb un sistema de digitalització de fax millorarem en l’eficiència diària sobretot en el cas de un elevat volum d’enviaments i recepcions.

Bàsicament podem trobar dos sistemes de digitalització. Si disposem de la infraestructura de fax (línia i dispositiu. p.e Xerox, Ricoh, etc..) caldrà comprovar si aquest dispositiu permet la gestió electrònica de fax. Mitjançant un software específic instal·lat al nostre lloc de treball, podem enviar directament els documents al fax per la xarxa i també podrem rebre en format PDF que es lliurarà directament a una adreça de correu.

Una altre opció son els sistemes per Internet tipus SaaS els quals no requereixen cap infraestructura de telefonia a banda de la connexió a Internet donat que l’aplicació resideix als servidors del proveïdor. El remitent envia el fax al numero que tinguem assignat i es genera un mail amb el contingut del fax adjunt que es rep al correu electrònic del receptor.

Amb aquestes funcionalitats reduïm paper i millorem la qualitat ja que no cal imprimir els documents i a més podem realitzar operatives de fax remotament amb un portàtil tot i que no estem a la oficina.

 

Necessitats que resol la tecnologia:

  • No requereix cap aparell ni línia dedicada de fax
  • Es poden rebre fax des de qualsevol ubicació
  • No es perd cap fax per línia ocupada
  • Es garanteix la confidenciabilitat al rebre el  fax a una bústia de correu.
  • Reducció de costos de manteniment de l’aparell de fax, paper i línia.

 

Possibles barreres:

Caldrà estudiar en funció de les infraestructures actuals i l’ús del servei de FAX quina és la opció més adequada. Per el que fa als costos, comprovar aspectes com el cost mensual per línia o el cost per recepció i la  possibilitat de gestió i emmagatzematge digital de faxos, recepció de fax al correu electrònic o be la creació de grups d’usuaris.

 

Aspectes clau per implantar la tecnologia:

Un cop realitzades les proves funcionals, el sistema pot passar a ser productiu sense realitzar cap canvi a banda de l’eliminació de la infraestructura antiga.

Caldrà identificar els processos de negoci dins de la organització en els que la tecnologia impactarà de forma més positiva, i en la gestió del canvi necessària per maximitzar el retorn de la inversió.